Tujuan dari siklus pengeluaran adalah mengkonversi kas organisasi ke bahan
fisik dan sumber daya manusia yang dibutuhkan yang berkonsentrasi pada sistem
dan prosedur untuk memperoleh bahan baku dan barang jadi dengan 2 fase : (1)
tahap fisik, dan (2) tahap keuangan. Siklus pengeluaran ini dibentuk oleh 2
subsistem : (1) subsistem pembelian (2) subsistem pengeluaran kas.
Sistem Konseptual Pembelian dan Aktivitas Pengeluaran Kas
Prosedur Proses Pembelian
Prosedur ini berbeda untuk perusahaan manufaktur dan ritel dan disajikan
dalam DFD
1)
Monitor catatan persediaan : Terkait dengan permintaan pembelianuntuk
setiap item persediaan sesuai kebutuhan kemudian digabungkan menjadi pesanan
pembelian tunggal
2)
Menyiapkan pesanan pembelian : Fungsinya untuk menerima permintaan
pembelian dan meyiapkan pesanan atas permintaan pembelian.
3)
Menerima barang : Penerimaan persediaan dimana barang tiba
(dengan blind copy)yang harus dihitung dan diperiksa sebelum menyelesaikan
laporan penerimaan.
4)
Memperbaharui catatan persediaan :Tergantung pada metode
penilaian persediaan yaitu a) sistem biaya standar b) biaya aktual
5)
Set up hutang :setelah menerima persediaan dan telah ada kewajiban untuk membayar barang
maka ketika faktur tiba, dilakukan rekonsiliasi informasi keuangan dengan
laporan penerimaan dan pesanan pembelian dalam file tertunda, kemudian
pencatatan di jurnal pembelian dan hutang tergantung metode yang dipakai
perpetual atau periodik.
Sistem Voucher Utang
·
Sebuah alternatif untuk prosedur AP
·
Menggunakan voucher pengeluaran kas : Voucher
memberikan kontrol atas pengeluaran kas
dan mengurangi jumlah cek yang ditulis untuk pembayaran
·
Setiap voucher dicatat dalam voucher
daftar
·
Posting ke buku besar : terkait persediaan
dan rekening kontrol voucher.Pada tahap ini, pembelian dari siklus pengeluaran
selesai.
Sistem Pencairan Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban dalam sistem
pembelian. Tujuannya memastikan bahwa hanya kreditor valid menerima pembayaran
dan jumlah yang dibayarkan tepat waktu dan benar. Tahapnya :
·
Mengidentifikasi kewajiban jatuh tempo :
bagian hutang mengidentifikasi kewajiban jatuh tempo lalu mengirimkan
persetujuan pembayaran dalam bentuk paket voucher ke bagian pencairan kas
·
Menyiapkan pencairan kas : bagian
pengeluaran kas mengecek kelengkapan dan akurasi paket voucher dan
mempersiapkan cek dan data terkait lainnya dalam daftar cek, yang juga disebut
jurnal pengeluaran kas
·
Update catatan hutang
·
Posting ke buku besar : pencatatan
jurnal voucher dari pengeluaran kas dan ringkasan akun hutang
Kontrol Siklus Pengeluaran
Aktivitas Kontrol
|
Sistem Pembelian
|
Sistem Pencairan Kas
|
Otorisasi Transaksi
|
Kontrol persediaan
|
Perizinan pembayaran hutang
|
Pemisahan tugas
|
kontrol persediaan terpisah dari pembelian dan tahanan persediaan. buku
besar pembantu hutang terpisah dari buku besar.
|
Memisahkan fungsi buku besar pembantu Hutang, pengeluaran kas, dan buku
besar.
|
Supervisi
|
Area penerimaan
|
|
Catatan Akuntansi
|
buku besar pembantu hutang, buku besar, berkas pembelian permintaan,
pembelian
memesan berkas, menerima berkas laporan.
|
Voucher berkas hutang, Hutang buku besar pembantu, kas pengeluaran
jurnal, buku besar rekening kas umum.
|
Akses
|
Akses langsung
Keamanan aset fisik(persediaan dan kas). Membatasi akses ke catatan
akuntansi.
|
Akses tidak langsung
Keamanan yang tepat atas uang tunai. Membatasi akses ke catatan akuntansi
|
Verifikasi independen
|
Verifikasi independen dengan hutang
Hutang merekonsiliasi dokumen sumber sebelum kewajiban dicatat. Jurnal
umum
merekonsiliasi akurasi keseluruhan proses.
|
Verifikasi independen dengan buku besar
Tinjauan akhir oleh pengeluaran kas. Secara keseluruhan rekonsiliasi
dengan buku besar. rekonsiliasi bank secara periodik oleh kontroler
|
SISTEM
FISIK
Pada bagian ini kita akan mengkaji sistem fisik dimulai dengan ulasan prosedur manual dan kemudian
bergerak untuk menangani beberapa bentuk sistem berbasis komputer.
SISTEM MANUAL
Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung pengobatan konseptual sistem yang disajikan dalam
sebelumnya.
SISTEM PENGELUARAN KAS
PENGELUARAN KAS PROSEDUR
IMPLIKASI KONTROL
Masalah-masalah pengendalian umum berhubungan juga dengan siklus pengeluaran dan tidak ditinjau
kembali sini. Perbedaan antarasistem otomatis dan sistem direkayasa ulang.
Sistem Otomatis
1. Peningkatan pengendalian persediaan.
2. Manajemen kas lebih baik.
3. Jeda waktu. Tergantung pada jenis sistem order penjualan di tempat, jeda ini mungkin negatif
mempengaruhi proses penjualan.
4. Pembelian. Dalam sistem otomatis ini, departemen pembelian langsung terlibat dalam semua
keputusan pembelian
5. Dokumen paper berlebihan. Dokumen kertas menambah biaya karena mereka harus dibeli,
disimpan, disiapkan, ditangani oleh operator surat internal, dan diubah oleh tenaga pengolahan data.
Sistem rekayasa ulang
1. Menggunakan prosedur aktual dan langsungmengakses file untuk mempersingkat jeda waktu
dalam pencatatan.
2. Menghilangkan prosedur administrasi rutin dengan membagikanterminal ke daerah pengguna.
3. Pengurangan yang signifikan dalam dokumen kertas dengan menggunakankomunikasi digital
antara departemen dan oleh catatan menyimpan digital. Ini perbaikan operasional,
Namun, memiliki implikasi kontrol berikut
Ø Pemisahan tugas.Sistem ini menghilangkan pemisahan fisik antara otorisasi dan proses transaksi.
Ø Records akuntansi dan Kontrol akses. Sistem ini menghilangkan pemisahan fisik antara otorisasi
dan proses transaksi.
BalasHapusThanks infonya. Oiya ngomongin pengeluaran, ternyata ada loh beberapa jenis pengeluaran yang sangat buruk bagi generasi milenial. Cek di sini ya: 3 Pengeluaran bodoh ini bikin milenial susah kaya